Prochainement, vous allez vous lancer dans l’événementiel pour fêter un anniversaire d’entreprise, pour
un séminaire, une soirée de gala ou au cours d’un salon. Dans tous les cas, il est impératif de penser à tout pour éviter la moindre déconvenue. Prévoir un chapiteau, l’organisation des animations et éventuellement un cocktail pour rafraîchir les participants. Pas d’inquiétude, nous vous expliquons tous les détails dans la suite de cet article.
Commencez par définir vos objectifs
En effet, un
événement d’entreprise peut se décliner sous différentes manifestations. D’où l’importance de bien définir votre objectif en déterminant la ligne directrice. C’est une étape à ne surtout pas négliger, car c’est à ce moment-là que vous allez commencer à dresser la liste des invités. Cela vous permettra de déterminer leur nombre et de réfléchir sur le message à transmettre. Pour du concret, posez les choses clairement par écrit, car c’est une excellente manière de hiérarchiser vos priorités, tout en ayant un éclairage global sur la situation. D’ailleurs si vous avez besoin d’un matériel spécifique, le site
atawa.com vous aidera dans cette organisation. Par ailleurs, il est important d’intégrer la notion du budget dès le départ. Avant même la planification des différentes étapes, car en fonction du budget certaines animations seront possibles et d’autres non. Donc, vous intégrez dès le départ le prix de la location de la salle, le prix de la restauration, des dépenses techniques, en marketing, les frais de personnel et dans certains cas les dépenses logistiques. Une fois que vous avez pu évaluer chaque poste de dépenses, vous savez à peu près le budget nécessaire pour l’organisation d’un tel événement.
Trouvez la date et le lieu de l’événement
Maintenant que vous connaissez votre budget, il va falloir prendre le temps nécessaire pour déterminer la date. Une fois qu’elle sera fixée, vous connaissez le délai précis pour sa mise en place. Cette date doit bien évidemment être gravée dans votre agenda et vous allez la communiquer à toutes les personnes concernées le plus tôt possible. N’oubliez pas d’inclure des rappels hebdomadaires, car il serait préjudiciable que le nombre de participants soit restreint. Si vous avez du mal à définir les modalités de l'évènement, rendez-vous sur le site
www.atawa.com pour obtenir une véritable expertise dans le domaine. D’une manière globale, prenez en considération les habitudes de vos invités en évitant les périodes de vacances scolaires. Évitez également de caler
l’événement d’entreprise au même moment que d’autres événements similaires. Il faudra également que la
location de lieux que vous avez envisagé soit bien évidemment compatible avec la date. Peut-être que l’organisation de l’événement se fera dans votre région, mais vous pourriez vous montrer plus original en sortant des sentiers battus. Alors pourquoi ne pas proposer un événement d’entreprise en dehors de la région, offrant un véritable dépaysement aux différents participants. Mais encore une fois, il faudra penser à tout d’un point de vue logistique, mais également pour le stationnement et les différentes commodités. Chaque invité doit être accompagné de la bonne façon en lui montrant de l’attention.
Prenez contact avec les prestataires
Avoir une visualisation complète de votre projet est un impératif pour déterminer les différents services concernés. Intéressez-vous dans un premier temps à l’accueil, une façon de recevoir vos convives de la meilleure façon possible. Vous devez également vous concentrer sur la restauration avec un traiteur qui sera capable de servir un menu en adéquation avec l’image de l’événement. Encore une fois, n’oubliez pas d’apporter une touche d’originalité, car le but sera de surprendre vos convives. Par la suite, vous allez pouvoir vous concentrer sur la décoration et sur
les animations. Bien évidemment, ce choix doit être en corrélation avec l’ampleur de l’événement et son objectif. De nombreux prestataires seront capables de vous satisfaire, mais n’oubliez pas de demander plusieurs devis afin de vous orienter uniquement vers l’entreprise vous offrant le meilleur rapport qualité prix. Intéressez-vous également à l’adaptabilité, la disponibilité et la réactivité. En effet, ce sont des critères absolument déterminants dans l’événementiel.
N’hésitez pas à jouer sur l’effet de surprise
Plutôt que d’effectuer une organisation traditionnelle, pourquoi ne pas surprendre directement vos invités. Pour cela, il est essentiel de définir des éléments marquants à travers des moments inoubliables. À partir du moment où vous arrivez à capter l’attention de vos convives et à jouer sur les émotions, votre événement prendra une autre dimension. Chaque détail a son importance et en y mettant de l’enthousiasme et de la volonté, vous y parviendrez à coup sûr. Résultat, l’événement que vous organisez dépassera largement les attentes de vos invités.
