Toutes les réunions s'améliorent si vous savez à l'avance de quoi vous allez parler. Pour les conférences les plus importantes, cependant, un ordre du jour bien fait est d'une importance capitale.
Quelle est la structure typique d'un ordre du jour ?
Il n'existe pas de règles bien définies à ce sujet. Cependant, plus vous analyserez de programmes, plus vous trouverez de similitudes.
Conseils pour l'élaboration d'un ordre du jour
L'élaboration de l'ordre du jour d'une conférence n'est pas toujours simple. Vous devez engager des orateurs, tenir compte de l'accessibilité du lieu, etc.
1. Décider du thème de la conférence
La première étape pour créer un ordre du jour intéressant consiste à établir le thème général de l'événement. Y a-t-il un sujet spécifique dont vous devriez parler ?
Conseil : inspirez-vous du guide pour choisir le thème le plus approprié pour votre événement.
2. Réaliser des enquêtes avant l'événement
Votre programme doit apporter quelque chose d'utile à tous les participants, et vous devez donc savoir ce qu'ils veulent apprendre. Demandez-leur en leur envoyant une enquête préalable à l'événement.
Voici quelques questions que vous pouvez poser à vos participants avant l'événement :
C'est la façon idéale d'organiser une conférence réussie : évaluer et répondre aux attentes de vos invités.
Conseil : vous pouvez utiliser le guide sur les outils d'enquête pour vous aider à recueillir les avis de vos invités.
3. Engager des conférenciers
Une fois que vous avez choisi votre thème et que vous avez déterminé quels orateurs vos invités souhaitent entendre, vous pouvez commencer à établir une liste de présélection et à contacter les orateurs que vous souhaitez engager.
Des orateurs enthousiastes inciteront tout le monde à participer à votre conférence. Plusieurs intervenants aborderont le sujet choisi sous différents angles.
Il est parfois difficile d'engager les orateurs les plus populaires, il est donc important d'attirer leur attention sur votre conférence.
Enfin, c'est aussi une bonne idée de les engager suffisamment tôt. Les meilleurs sont toujours très occupés.
Conseil : certains sites web disposent d'une base de données d'orateurs.
4. Créer des sessions interactives
Vos invités s'attendront à entendre les discours des orateurs que vous avez engagés. Mais ils voudront aussi participer à des sessions interactives tout au long de la conférence.
Grâce aux sessions interactives, chacun se sentira plus actif et vos invités n'auront pas l'impression d'être des auditeurs passifs. Assurez-vous qu'ils s'impliquent.
5. Organiser les sessions par type
Les conférences de grande envergure proposent souvent des centaines de sessions différentes auxquelles les participants peuvent assister. Il est toujours bon d'avoir plusieurs options, mais il est parfois difficile de les mettre en place.
Vous pouvez regrouper toutes les sessions similaires sous le nom de "piste". Il sera ainsi plus facile pour vos invités de consulter l'agenda.
Imaginons que vous organisiez une conférence sur le marketing. La piste A pourrait être organisée comme suit :
Alors que, dans le même temps, la voie B pourrait être organisée comme suit :
Les invités peuvent choisir de sauter d'une "piste" à une autre. Mais le fait de regrouper des sujets similaires sous une même "piste" rendra certainement votre agenda plus cohérent.
Conseil : découvrez comment créer une excellente session de discussion pour ajouter de la valeur à votre conférence.
6. Partager l'agenda avec tout le monde
Il est évidemment très important que chacun soit impliqué à 100% à tout moment. Les orateurs doivent être informés de tout changement et de toute échéance.
Voici ce que vous devez faire pour vous assurer que tout le monde sait à quoi s'attendre :
7. Inclure l'événement du jour dans votre application d'événement
Les agents en papier font désormais partie du passé. Il est fort probable que vous ayez déjà une application en tête pour votre prochaine conférence. Assurez-vous que l'ordre du jour est inclus.
Pendant votre conférence, la vie professionnelle de chacun sera remplie d'événements. Assurez-vous donc que l'agenda peut être synchronisé avec leurs applications de calendrier.
Une application est également un excellent moyen de recueillir des informations très utiles. Permettez à vos invités de laisser des appréciations, des commentaires et des critiques pour chaque session afin que vous puissiez déterminer ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.
Conseil : jetez un coup d'œil aux meilleures applications pour événements que vous pouvez utiliser pour votre conférence.
Outils et modèles que vous pouvez utiliser
Lorsqu'il s'agit de rédiger votre agenda, il n'est pas nécessaire de réinventer la roue. Vous trouverez en ligne un grand nombre d'exemples gratuits.
Il existe également une sélection d'applications spécifiquement dédiées à l'élaboration d'un agenda :
Prêt à établir votre agenda ?
Vous avez maintenant tous les outils nécessaires pour établir un agenda correct. Et, une fois que vous avez fait cela, votre événement devrait se dérouler sans problème.