Le bon logiciel d’inscription aux événements peut rendre l’organisation d’un événement beaucoup plus facile. Choisissez la mauvaise option ou essayez de suivre le processus vous-même, et vous pourriez le regretter.
Ne vous laissez pas intimider : il existe des solutions très simples. Il n’est pas nécessaire d’être un génie ou un magicien de la technique pour en tirer des avantages.
On a élaboré un guide pour vous aider à choisir le meilleur logiciel d’enregistrement d’événements, en fonction de vos besoins. En fonction de la taille de votre événement ou de votre entreprise, vous pouvez donner la priorité à différentes fonctionnalités. Ce guide vous aidera à prendre la bonne décision.
Quel est le logiciel d’enregistrement des événements ?
Tout le monde n’automatise pas la gestion des événements. Beaucoup d’entreprises et de particuliers organisent encore des événements à l’ancienne.
Les logiciels d’inscription aux événements permettent de gérer les participants, les invitations, les billets et d’autres aspects de l’organisation d’un événement. Il y a beaucoup à faire. La bonne plateforme peut automatiser une grande partie du processus.
Bien sûr, tous les événements sont différents. À ce titre, les logiciels de gestion d’événements offrent des fonctionnalités qui répondent à un large éventail de besoins. Si vous organisez une conférence, vous aurez besoin d’un ensemble d’outils très différent de celui dont vous avez besoin pour organiser un concert.
Quelles sont les caractéristiques qui vous conviennent ?
Les logiciels d’inscription aux événements se présentent sous différentes formes. Vous devrez déterminer les capacités dont vous avez besoin. Qui offre ces fonctionnalités ? Lesquelles sont les plus importantes pour l’événement que vous organisez ?
Gestion des participants et billetterie
Les participants sont au cœur de chaque événement. Gérer les réponses, les billets et la capacité de votre salle dans une banale feuille de calcul Excel peut être un cauchemar. Un logiciel d’enregistrement des événements peut résoudre ce problème.
Le logiciel d’inscription fournit généralement une page de renvoi où les personnes peuvent répondre à votre événement (RSVP). Vous pouvez créer un lien vers cette page à partir de votre site web, des médias sociaux et des campagnes de marketing par courriel. Si vous automatisez votre suivi des participants, la vie sera beaucoup plus facile. Vous pouvez également mettre en place des campagnes de courrier électronique automatisées pour envoyer des rappels à vos invités.
Votre logiciel doit également être en mesure de vous aider à gérer les tickets. Pour certains événements, il suffit de vendre un billet et de voir qui vient, mais c’est rare.
Votre combinaison de billets dépendra de la capacité de la salle, des différents types de billets (tels que les billets pour adultes ou pour enfants) et des niveaux de réduction. Cela peut rapidement devenir quelque chose de complexe. Mais mettre en place la vente de billets pour votre événement ne sera pas difficile, avec les bons outils. Des sites comme Billetto vous permettent de vous lancer en cinq minutes seulement.
Facilité d’utilisation
Vous avez sans doute déjà utilisé un logiciel qui vous donnait l’impression d’essayer de manœuvrer un vaisseau spatial. Les logiciels d’organisation d’événements ne doivent pas vous donner mal à la tête. Certains des logiciels disponibles sont incroyablement faciles à utiliser.
Un logiciel comme Eventbrite offre de nombreuses fonctionnalités et une interface simple qui vous permettent de visualiser chaque étape du processus de l’événement.
Intégration
Les gens sont plus connectés que jamais. Selon une étude de GlobalWebIndex, les gens possèdent en moyenne sept comptes sociaux chacun. Garder tout « verrouillé » n’est pas toujours la meilleure option.
L’objectif est de faire connaître votre événement au plus grand nombre, surtout s’il est ouvert au public. Le logiciel d’inscription aux événements peut être relié à des services de marketing par courriel, à des médias sociaux, etc. Bizzabo, par exemple, s’intègre à plus de 750 plateformes différentes.
Utilisez-vous votre propre logiciel d’enregistrement pour les paiements ? Veillez à utiliser une version qui s’intègre à plusieurs plateformes de paiement. Ainsi, vous ne perdrez pas un seul participant (qui tombera peut-être par hasard sur la caisse).
Courriel, outils de marketing et image de marque
L’image de marque de votre événement doit être professionnelle et bien pensée. Le bon logiciel vous permettra d’envoyer facilement des courriels de rappel et des offres spéciales. EventZilla peut également vous aider à créer un site web adapté aux mobiles pour votre événement.
Plus vous avez de contrôle sur la marque, mieux c’est. Les gens sont plus susceptibles de s’associer à une campagne de courrier électronique ou à une page d’événement qui a l’air professionnelle. Comme l’explique Pinpointe ici, « il est important que les images des produits aient un aspect professionnel, sinon vous perdrez des participants. »
Votre « produit » sera votre logo, votre invitation et votre site web jusqu’à ce que les gens franchissent la porte.
Demandez-vous si vous pouvez inclure votre image de marque ou si vous devez vous contenter de modèles. Quelle est la marge de manœuvre que vous offrent les campagnes d’e-mailing ? Dans ce cas, l’apparence est importante.
Parmi les autres outils de marketing que les logiciels d’enregistrement d’événements peuvent offrir, citons les widgets intégrables, les générateurs de codes QR, les codes de bon d’achat, etc.
Prix (et structure des prix)
Les nombreuses options du logiciel s’accompagnent de nombreuses options de prix. Whova.com a créé un comparatif de prix complet avec un tableau pour montrer certaines des structures de prix.
Certains facturent leurs services à un prix forfaitaire, par exemple un forfait mensuel. D’autres prennent un forfait par billet, tandis que d’autres encore facturent un pourcentage. Vous pouvez également trouver des combinaisons de ces trois types de paiements.
Si vous organisez un événement de grande envergure, un tarif forfaitaire peut être le meilleur choix pour que les prix n’augmentent pas rapidement.
Perspectives offertes
L’un des outils les plus puissants que votre logiciel peut vous fournir est un aperçu du comportement de vos clients. Au moment de choisir, tenez compte des statistiques qu’ils peuvent fournir.
Vous pouvez vérifier des statistiques telles que les conversions de pages d’événements, le revenu total, les participants et les enregistrements. Certains logiciels affichent également des données négatives, comme les remboursements que vous avez dû effectuer. Ce type de données peut être incroyablement difficile à créer sans logiciel. En ayant accès au logiciel, vos événements seront plus réussis.
Conclusion
Dans certains secteurs, il est évident qu’un fournisseur est meilleur qu’un autre. Avec un logiciel d’enregistrement d’événements, il s’agit plutôt de s’assurer que les bonnes fonctionnalités sont disponibles à un prix approprié.
Vous êtes le seul à savoir exactement ce que vous recherchez. Le fait de comprendre ce que chacune de ces caractéristiques peut offrir vous aidera à prendre la bonne décision. Vous pouvez économiser sur votre charge de travail et consacrer plus de temps aux événements futurs.